Nombreux sont les éléments à prendre en compte lors de la préparation d’un séminaire à l’étranger. Il faut notamment choisir la destination, trouver un hébergement, mobiliser des moyens de transport et effectuer certaines formalités administratives. Il s’avère également important de bien préparer ses bagages, de fixer préalablement ses objectifs et d’établir son budget. Nous faisons ainsi le point sur toutes les étapes à suivre afin d’organiser au mieux votre séminaire à l’étranger.
Choisissez votre pays de destination en fonction du séminaire
La première chose à faire pour préparer un colloque à l’étranger est de choisir la destination. Le but est de veiller à ce que le lieu soit propice à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Pour ce faire, il est important de prendre en compte certains critères de sélection, parmi lesquels :
- La durée du séminaire : une journée, un week-end ou une semaine entière ?
- Le nombre et la moyenne d’âge des participants : combien d’hommes et de femmes ?
- Le profil des collaborateurs : des cadres, des employés, des fournisseurs ou des clients ?
- La date de réalisation du programme : en quelle saison ?
- Les besoins matériels du colloque : est-il nécessaire d’avoir accès à de grandes salles, à des tables de conférence ou à des chaises confortables ?
Dans cette optique, vous devez garder à l’esprit que le niveau d’exigence de l’événement influence directement le budget à allouer à ce dernier. De plus, si vous prévoyez de voyager vers une destination particulièrement prisée, les dépenses à engager seront probablement plus élevées. Pour trouver le séminaire qui vous intéresse, vous avez intérêt à définir préalablement vos besoins et vos objectifs.
Vous devez notamment vous demander si vous visez le renforcement de la cohésion de votre équipe ou la résolution d’un problème interpersonnel. Il est également possible que la conférence ait pour but de mettre en œuvre un programme de formation. Dans tous les cas, il est essentiel que le lieu choisi convienne à la majorité des participants du colloque. Il faut aussi qu’il soit adapté aux besoins, au contexte, aux particularités et à l’envergure du séminaire.
Préparez vos documents de voyage et vos bagages
Une fois le pays de destination déterminé, il s’avère judicieux de passer directement à la préparation du voyage. En effet, la réservation des billets d’avion doit, le plus souvent, être effectuée plusieurs semaines, voire des mois à l’avance. L’objectif est de donner à chaque participant le temps qu’il lui faut pour gérer correctement son planning. Ainsi, vous pouvez vous assurer que tous vos invités (ou du moins la grande majorité) seront présents à l’événement.
Dès que vous avez fixé la date, la durée et le lieu du séminaire à l’étranger, informez-en immédiatement votre équipe. De cette manière, tous les participants pourront préparer soigneusement leurs bagages et leurs documents de voyage. Chacun aura également la possibilité de choisir une valise cabine capable de contenir toutes ses affaires pour voyager confortablement vers la destination choisie.
Quels sont les documents indispensables pour voyager ?
Que le séminaire à l’étranger soit de courte ou de longue durée, il s’avère toujours indispensable de se munir :
- d’un passeport : il doit être valide au moins trois mois après la date de retour envisagée,
- d’un visa : son délai de délivrance est susceptible de passer d’une à quatre semaines, en fonction du pays,
- d’une assurance voyage permettant de se prémunir contre certains aléas (perte ou vol de bagages, accident, responsabilité civile à l’étranger, etc.),
- d’un carnet de vaccination.
Il peut de plus être utile d’emporter votre permis de conduire si vous prévoyez de louer une voiture une fois arrivé à destination. Il convient de préciser que ce document est valable sur l’ensemble des pays de l’Union européenne et de l’Espace économique européen. Dans tous les cas, il est utile de se renseigner préalablement auprès de l’ambassade ou du consulat concerné. Si vous projetez d’offrir une petite escapade aux participants du séminaire, n’oubliez pas de leur en faire part. Ainsi, ils pourront penser à s’équiper de certains accessoires comme un appareil photo, des tenues de plage ou des chaussures de randonnée.
Pourquoi et comment choisir votre valise cabine ?
Pour faire simple, une valise cabine vous permet de voyager en toute simplicité. Elle peut vous fournir l’espace dont vous avez besoin pour ranger l’intégralité de vos affaires. Elle est également légère et facile à transporter, ce qui évitera certains tracas liés au déplacement vers l’aéroport. Pour choisir le modèle de valise cabine idéal, il vous suffit de prendre en compte :
- sa robustesse (sa capacité à résister aux chocs),
- sa maniabilité,
- le nombre de ses roues : les valises à quatre roues sont celles qui offrent le maximum de confort,
- son système de fermeture : veillez à ce qu’il soit suffisamment solide,
- sa capacité (l’espace disponible dans le bagage).
En ce qui concerne le prix d’une valise cabine, les modèles de qualité sont proposés à partir d’une centaine d’euros.
Établissez un budget pour votre séminaire à l’étranger
Comme nous l’avons évoqué, la durée du séminaire à organiser et le nombre de ses participants sont susceptibles d’influer sur le budget à prévoir. La panoplie des activités à réaliser peut aussi augmenter ou réduire cette enveloppe. L’idéal serait de prendre en compte toutes les dépenses à engager afin de vérifier s’il est possible de bénéficier de réductions. Dans cette optique, notez que la réservation de vos billets d’avion peut vous faire profiter de prix réduits. Vous avez par ailleurs intérêt à organiser votre voyage pendant les basses saisons touristiques. Le coût de l’hébergement et de la vie est généralement plus abordable durant cette période.
Si le calcul estimatif aboutit à un chiffre toujours trop élevé (par rapport à votre budget), vous êtes obligé de revoir l’ensemble de votre programme. Vous devez retirer de ce dernier les activités qui nécessitent des ressources financières considérables. Il est également possible que vous soyez obligé de limiter le nombre des participants ou la durée du colloque. Après avoir trouvé le parfait équilibre, il ne vous reste plus qu’à valider le projet. Dans tous les cas, n’oubliez pas de rappeler à vos collaborateurs de changer leur monnaie avant de partir à l’étranger. Cette opération est réalisable dans les banques et dans les bureaux de change.
Trouvez l’hébergement idéal
Nombreuses sont les possibilités qui vous sont offertes en matière d’hébergement. Vous avez notamment le choix entre les hôtels, les chambres d’hôtes et les logements meublés de tourisme. Vous pouvez aussi opter pour les refuges ou les campings. Afin de trouver le logement qu’il vous faut, vous devez d’abord connaître les différences entre chaque solution d’hébergement. Ensuite, nous vous recommandons de prendre en compte votre budget, vos exigences et l’accessibilité du lieu.
Les hôtels
Les hôtels mettent à la disposition de leurs clients plusieurs hébergements sous forme de chambres meublées. Elles sont le plus souvent équipées de sanitaires (salle de bain, articles de toilette, etc.) et d’une literie. Seul l’espace d’accueil est partagé entre les clients. Peuvent également être proposés dans ce genre d’établissement un service de restauration, un centre de spa, une piscine, des espaces de réunion, etc.
Les chambres d’hôtes
Les chambres d’hôtes sont aménagées dans la maison d’un habitant. Elles sont habituellement meublées, mais leur capacité d’accueil est souvent limitée à cinq personnes.
Les logements meublés de tourisme
Contrairement aux chambres d’hôtes, les meublés de tourisme sont uniquement réservés à des locataires passagers. Leur propriétaire ne vit pas dans l’immeuble et aucun service supplémentaire n’est proposé. À l’inverse des hôtels, aucun équipement n’est mis en commun (à part les éventuels couloirs et escaliers).
Les refuges
Dans la majorité des cas, les refuges se situent dans les montagnes et se présentent sous forme d’un dortoir partagé ou privatif. Ils peuvent être inhabités ou entretenus par un gardien polyvalent. Celui-ci est en mesure de s’occuper de l’accueil et, parfois, d’une partie de la restauration. Ce type d’établissement propose des activités telles que l’alpinisme, parfaites pour permettre aux membres de votre équipe de vivre une expérience unique.
Les campings
Les hébergements pouvant être proposés par les campings incluent les tentes, les caravanes et les camping-cars. Ils abritent également des bungalows, des chalets et des mobil-homes. De nombreuses installations y sont souvent partagées, dont des blocs sanitaires et des espaces pour laver le linge. Différentes aires de jeux et activités d’animation sont aussi mises à la disposition des clients. D’une manière générale, les hôtels de plein air sont proches de la nature et appréciés pour leur simplicité.
Planifiez des visites découvertes en dehors du séminaire
Quelles que soient les particularités du colloque, il peut s’avérer intéressant de planifier des visites découvertes en dehors du séminaire. En effet, comme vous allez résider dans un pays étranger, autant profiter au maximum de votre voyage. Vous avez notamment la possibilité de découvrir des lieux emblématiques et des espèces endémiques. Si vous avez envie de remplir votre emploi du temps, vous avez intérêt à vous informer sur les activités touristiques proposées dans la ville concernée. Vous pouvez également vous renseigner sur ses spécialités gastronomiques et sur son patrimoine culturel, historique ou artistique.
